当社の個人情報保護に関する基本方針

当社の個人情報に関する取扱いについて
(当社の個人情報保護に関する基本方針)

 株式会社ロートピア(以下、当社)は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、自動車リース関連事業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関連法令・ガイドラインを遵守して、個人情報を適正に取扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。 当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるように役員並びに従業員への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱い及び安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し改善いたします。

  1. 個人情報の取得

    当社は、十分な安全管理措置を講じたうえで、業務上必要な範囲で、適法かつ公正な手段によりお客様の個人情報を取得します。

  2. 個人情報の利用目的

    当社は、取得した個人情報を、自動車リースに関わる業務およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の業務の遂行に必要な範囲内で利用し、その他の目的に利用することはありません。
    上記の利用目的の変更は、関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、変更する内容を原則としてホームページ(URL)で予め公表します。
    但し、利用目的の変更が特定のお客様の個人情報に影響を及ぼすものと判断される場合は、当該特定のお客様に対し、予め書面により通知致します。

  3. 個人データの共同利用

    (1)共同利用をする者

    ①株式会社ロータス

    ②全日本ロータス同友会会員企業(同友)
    日本国内の優良自動車整備工場が組織する全日本ロータス同友会の会員(以下、同友)。
    株式会社ロートピアは上記①・②が母体となっている企業です。

    ③提携信販会社(令和4年9月1日時点:株式会社オリエントコーポレーション、株式会社ジャックス)

    ④提携リース会社(令和4年9月1日時点:三菱オートリース株式会社、芙蓉オートリース株式会社)
    但し、③及び④については、当社の事業遂行のために変更する場合があります。その場合は、前条と同様の措置を講じます。

    (2)共同利用する個人データの項目

    ①お客様のお名前、性別、ご住所、お電話番号、FAX、メールアドレス、生年月日、家族情報、振替預貯金口座、居住状況、買替等のご意向及び職業・職種。

    ②お客様のリース車両にかかる、当社への入庫日、車検証記載情報、走行距離、使用用途、画像及び維持のための諸費用(税金等)。

    ③お客様の自動車リース契約にかかわる、リース料などのお支払状況に関する情報、点検・修理内容(当社における及び当社が知った他社における修理内容の両方を含みます。また、修理内容には、使用した交換部品の情報[名称・数量・単価・金額]を含みます)及び修理代金に関する情報(当社における及び、当社が知った他社における修理代金に関する情報の両方を含みます。また、修理代金に関する情報には、当社におけるお見積もり日、売上計上日、お客様へのご請求金額を含みます)。
    尚、共同利用する各社の個人情報の取扱いについては、以下のホームページに掲載してあります。
     株式会社オリエントコーポレーション(https://www.orico.co.jp/terms/privacy/)
     株式会社ジャックス(https://www.jaccs.co.jp/service/privacy_policy.html)
     三菱オートリース株式会社(https://www.mitsubishi-autolease.com/company/privacy.html)
     芙蓉オートリース株式会社(https://www.fuyoauto.co.jp/privacy/)

    (3)共同利用する目的

    ①自動車リース関連事業に関する契約状況・点検・修理情報を管理するため。

    ②株式会社ロータスおよび全日本ロータス同友会が会員企業(以下「同友」といいます。)の自動車リース関連事業に関し、ロータスの同友に対する新たなサービス又は同友のお客様に対する新たなサービスを検討、企画し、又は提案するため。

    ③同友から、お客様に対し、最適な提案やご案内、効果的な広告宣伝を実施するため。

    ④ロートピア商品に関して活用・助言を実施するため。

    ⑤リコールが発生した場合、リコール対象車両の所有者である当社のお客様に対して、リコールに関する情報の提供を行うため。

  4. 個人データの安全管理措置

    当社は、取扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のため、以下の とおり対策をします。

    (基本方針の策定) 当社の個人情報取扱規程に基づき、本書において、当社の名称、安全管理措置に関する質問及び苦情処理の窓口、個人データの安全管理に関する宣言、基本方針の継続的改善の宣言、関係法令遵守の宣言、等についての基本方針を策定
    (個人データの取扱いに係る規律の整備) 当社の個人情報取扱規程において、個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備
    (組織的安全管理措置) 個人情報の管理に関する責任者の設置、個人情報の取扱状況の点検および監査体制の整備と実施、漏えい事案等に対する体制の整備等を実施
    (人的安全管理措置) 従業者との「非開示契約」の締結、就業規則等の整備、従業者への周知徹底および研修等を実施
    (物理的安全管理措置) 紛失・盗難を防ぐため、書類・外部媒体等の施錠保管、個人情報廃棄時の裁断・焼却・溶解・消去、データ管理者の承諾なく個人情報を持ち運ぶことの禁止、持ち運ぶ場合の件数制限等の措置を実施
    (技術的安全管理措置) 不正アクセスを防止するための強固なパスワードの使用、IDの共有禁止、暗号化設定可能な機器の使用等の措置を実施
  5. 個人データを共同利用者以外の第三者へ提供することについて

    当社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく、お客様の個人データを3の(1)規定の共同利用者以外の第三者に提供しません。

    ①裁判所、警察等の公的機関から、法令に基づく正式な要請を受けたとき

    ②法令に従い閲覧等の義務を負うとき

    ③国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

    ④第三者の生命・身体・その他重要な権利を保護するために必要なとき
    (不正アクセスに伴う被害の拡大防止を含むが、これに限られない。)

    ⑤上記各号に準じる合理的な必要性があると当社が認めるとき

  6. センシティブ情報の取扱い

    当社は、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます)並びに労働組合への加盟の有無、門地および国籍、本籍地、保健医療および性生活に関する情報等(「センシティブ情報」といいます)を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規定する場合を除くほか、取得、利用または第三者への提供を致しません。

  7. 匿名加工情報の取扱い

    (1)匿名加工情報の作成
    当社は、匿名加工情報(法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの)を作成する場合には、以下の対応を行います。
    ・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
    ・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管理措置を講じること
    ・作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
    ・作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと

    (2)匿名加工情報の提供
    当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。

  8. 当社に対するご照会

    下記お問い合わせ窓口にお問い合わせください。ご照会者がご本人であることをご確認させていただいた上で、対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。

    【お問い合わせ窓口】
    〒105-0014 東京都港区芝2―3―3 JRE芝二丁目ビル5F
    株式会社ロートピア 総務部総務課 
    TEL:03-3452-2463   Mail:lotopia@lotopia.co.jp

    (株)ロートピア 代表取締役社長     田邉 寿彦

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